企業(yè)如何更好的適應(yīng)ERP管理的需要？

　　互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，使得企業(yè)更加重視自身的信息化建設(shè)，而ERP的實施就是很重要的一環(huán)，但是我們都知道，ERP實施后，管理層次和業(yè)務(wù)流程都發(fā)生了很大的變化，那么，我們需要來完善內(nèi)控體系，使之更好地符合新的控制環(huán)境。小編教你如何更好的適應(yīng)ERP管理的需要。

　　(一)我們應(yīng)該對現(xiàn)有內(nèi)控流程進行重新梳理、分類

　　從內(nèi)控具體流程角度來分析，ERP實施后，對現(xiàn)有內(nèi)控流程的影響分為三類：一類是影響很少或幾乎沒有影響內(nèi)控流程。這主要是指非集成業(yè)務(wù)流程，如貨幣資金、合同管理、財務(wù)報告等流程;另一類是影響較大的內(nèi)控流程。這主要指集成業(yè)務(wù)流程，如采購、銷售、修理費、人工成本等涉及到跨部門的業(yè)務(wù)流程;第三類是原來沒有現(xiàn)在需要新增的內(nèi)控流程。如信息系統(tǒng)操作權(quán)限方面的相關(guān)流程。

　　1.對第一類流程，我們可以繼續(xù)沿用既定的控制點，同時根據(jù)信息化的特點對電子檔案的保存方式做適當調(diào)整。

　　2.對第二類流程，就需要根據(jù)ERP流程的中的相關(guān)業(yè)務(wù)點刪除已經(jīng)合并或取消的控制點，增加與新業(yè)務(wù)點相對應(yīng)的控制點。以修理費流程為例，在ERP系統(tǒng)中，修理材料的入賬由原來財務(wù)根據(jù)料單手工人賬變更為由物資裝備部門根據(jù)車間提報、設(shè)備部門審批的物資計劃直接發(fā)料到維修工單，形成費用;同樣，修理勞務(wù)也由財務(wù)經(jīng)設(shè)備部門審核，審計部門審定的決算書、發(fā)票入賬，變更為直接由設(shè)備管理部門根據(jù)審核、審定后的決算書、發(fā)票執(zhí)行ERP中的“收貨”操作，形成修理費用。因此，該流程的控制點“修理費用的確認與核算”就應(yīng)該做出較大的改動，將原流程描述為“各級財務(wù)部門根據(jù)審定后的工程結(jié)算書或其他報銷原始單據(jù)，結(jié)合修理預(yù)算，審核并編制會計憑證，經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人復(fù)核無誤后登記入賬”的責(zé)任部門為“設(shè)備管理部門”，執(zhí)行業(yè)務(wù)改為“收貨并生成相應(yīng)集成憑證”，復(fù)核責(zé)任人為“設(shè)備管理部門負責(zé)人”，并可增加由財務(wù)部門復(fù)核的條款。經(jīng)過修改，該流程的控制點才能與實際業(yè)務(wù)達到一致，真正起到明確責(zé)任、控制風(fēng)險的作用。

　　3.對于第三類流程，比較具有代表性的就是ERP系統(tǒng)權(quán)限管理業(yè)務(wù)。目前雖然內(nèi)控制度中沒有增加相應(yīng)的流程，但外部審計機構(gòu)的內(nèi)控穿行測試已經(jīng)把該流程作為重點項目，可見ERP權(quán)限管理的重要性已經(jīng)越來越得到關(guān)注和重視。在原先只有財務(wù)信息系統(tǒng)的管理條件下，權(quán)限管理的范圍較窄，只是對財務(wù)人員錄入憑證、查詢賬簿、編制報表等業(yè)務(wù)的操作進行控制;在ERP系統(tǒng)中，若干可操作的事務(wù)碼構(gòu)成了一個具體的“角色”，一個“角色”就對應(yīng)著企業(yè)現(xiàn)實中一個具體的崗位，它涉及到企業(yè)方方面面的業(yè)務(wù)，貫穿了各個管理層次和業(yè)務(wù)部門，涉及的人員也就廣泛得多;同時，透過權(quán)限和角色的設(shè)置，可以清晰地掌握每個崗位、每個具體操作人員的業(yè)務(wù)職能，有助于更好的設(shè)置不相容崗位，或及時發(fā)現(xiàn)某崗位賦予的權(quán)限不合理的問題。因此，增加權(quán)限管理業(yè)務(wù)流程，在ERP管理模式下是非常有必要的。具體控制點可以從以下幾個方面來設(shè)置：角色的設(shè)計、角色與崗位的對應(yīng)、角色的具體分配、權(quán)限的管理等。每一個大的控制點都應(yīng)該明確業(yè)務(wù)流程和具體執(zhí)行、審批和復(fù)核的部門和責(zé)任人。如角色的設(shè)計，先由ERP各模塊關(guān)鍵用戶根據(jù)標準角色和企業(yè)實際進行設(shè)計，再由模塊負責(zé)人復(fù)核，業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審批確定;設(shè)計好的角色提交到信息管理部門，由其權(quán)限管理負責(zé)人、業(yè)務(wù)負責(zé)人層層審批后，最終由權(quán)限管理人員在系統(tǒng)中配置。通過補充類似的流程，我們就能對ERP系統(tǒng)帶來的新的風(fēng)險進行較好的防范與控制。

　　(二)進一步加強會計、業(yè)務(wù)和信息檔案的管理工作

　　針對ERP運行中大量紙質(zhì)單據(jù)不再使用、數(shù)據(jù)流直接在系統(tǒng)中體現(xiàn)給內(nèi)控帶來的不利影響，我們應(yīng)該重視各種檔案的保留、存檔，包括集成憑證及單據(jù)的裝訂、數(shù)據(jù)庫備份等。另外還應(yīng)根據(jù)權(quán)限和管理的要求增加一些書面檔案。ERP系統(tǒng)的一個優(yōu)點是每一個操作都會在系統(tǒng)中留下跡。如編制會計憑證，ERP系統(tǒng)無法對編制錯誤的憑證進行更改，只能通過沖銷錯誤憑證并錄入新憑證的方法來改正但可以對憑證抬頭數(shù)據(jù)如附件張數(shù)、摘要等相對次要的內(nèi)容進行更改，但更改時也會在系統(tǒng)中記錄更改的時間、內(nèi)容及操作人員的用戶名;又如成本中心主數(shù)據(jù)、內(nèi)部訂單主數(shù)據(jù)、分配和分攤循環(huán)等重要數(shù)據(jù)的創(chuàng)建與更改等都會在系統(tǒng)中留下痕跡，因此，對這些創(chuàng)建和更改除嚴格權(quán)限控制外，其相關(guān)信息也應(yīng)該形成紙質(zhì)文檔并作為檔案留存，以防止隨意更改、影響會計核算一貫性并可明確相關(guān)責(zé)任。

　　(三)加強內(nèi)控流程負責(zé)人員和審計人員ERP系統(tǒng)應(yīng)用的培訓(xùn)

　　這是非常重要的一項內(nèi)容。內(nèi)控流程的負責(zé)人員、審計人員只有全面掌握了ERP系統(tǒng)的特點、各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的查詢方法、某項業(yè)務(wù)在ERP中的流程、可能產(chǎn)生錯誤或舞弊的業(yè)務(wù)點，才能有針對性地完善內(nèi)控流程、發(fā)現(xiàn)存在的問題。這就不僅要求上述人員“會用”ERP，還要求他們“精通”ERP，否則內(nèi)控管理、測試工作根本無法有效地開展。綜上所述，ERP作為控制環(huán)境的一部分，深刻影響著各個控制要素，為企業(yè)內(nèi)部控制提供更強有力的技術(shù)支持，帶來一些新的控制方法，但同時企業(yè)內(nèi)部控制也隨著會計信息的應(yīng)用出現(xiàn)許多新問題，實現(xiàn)信息化后，企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)節(jié)、控制點以及風(fēng)險特征都會有所變化，因而相應(yīng)的對企業(yè)內(nèi)部控制體系就要提出更多更高的要求，而這一過程也是完善企業(yè)內(nèi)控的必由之路。我們應(yīng)該充分利用ERP下新的控制手段，同時通過完善內(nèi)控體系應(yīng)對ERP帶來的新的風(fēng)險，提升企業(yè)的管理水平，為企業(yè)發(fā)展筑牢根基。

　　我們要在實施ERP項目的同時，應(yīng)該完善內(nèi)控體系，使其更好的適應(yīng)ERP管理的需要，是企業(yè)資源得到充分利用，極潤達到最大化!